Notion template: freelance administratie & betalingen trackers (werkoverzicht, factuur trackers en inkomsten per maand) 💸

Ik werk inmiddels iets meer dan twee jaar als freelancer en al die tijd gebruik ik Notion om mijn administratie bij te houden en betalingen te tracken. Na al die maanden weet ik precies wat (voor mij) wel en niet werkt. Hoog tijd dus om mijn Notion template: freelance administratie & betalingen trackers te delen. De template is voor allerlei soorten freelancewerk én ook ideaal als je meerdere inkomstenbronnen hebt en dit bij wilt houden. Je kunt de template gratis downloaden en dupliceren!

Wat is Notion?

Notion is een digitale plek om te denken, schrijven en plannen. Dit software programma is te downloaden voor je laptop of als mobiele applicatie, maar ook te gebruiken in een webbrowser. Met dit veelzijdige programma maak je databases, houd je (werk)projecten bij en plan je to-do’s in voor je studie of werk. Het fijne aan Notion vind ik dat je alles kunt inrichten zoals je wilt. En ja, in het begin is dat wat overweldigend, maar er zijn talloze tutorials om het onder de knie te krijgen. Daarna is het een fantastische manier om te plannen!

Mijn Notion template: freelance administratie & betalingen trackers

Ik maakte een Notion template om mijn freelance administratie bij te houden en betalingen te tracken. Je downloadt de template – die ik zelf al ruim twee jaar gebruik – hieronder gratis. Uiteraard licht ik in dit artikel toe welke onderdelen de template heeft en op welke manieren je die gebruikt. Zelf vind ik het fijn om altijd een duidelijk overzicht te hebben over welk werk ik wanneer deed, welke facturen al de deur uit zijn én of die al voldaan zijn. Daarnaast houdt ik mijn bruto en netto inkomsten per maand bij in de Notion template: freelance administratie & betalingen trackers.

Dit is hoe mijn freelance overzicht eruit ziet:

• Inkomsten overzicht: per jaar maak ik een inkomsten overzicht waarin ik maandelijks mijn inkomsten per bedrijf bijhoudt, net als mijn maandelijkse kosten als freelancer. Zo zie ik iedere maand wat ik bruto en netto verdien en kan ik de maanden van het jaar makkelijk vergelijken.
• Betalingen trackers: ik gebruik de betalingen trackers om mijn werkzaamheden bij te houden, zodat ik weet wat er op een factuur moet staan. Ook houd ik bij welke facturen verstuurd zijn en of die al voldaan zijn. In totaal zijn er drie typen trackers beschikbaar in de template, waarover later meer!
• Archief: dit is de plek waar ik oude betalingen trackers ‘bewaar’. Afhankelijk van hoeveel ik voor een bedrijf werk, heb ik een tracker voor een kwartaal of een jaar. Zodra alle werkzaamheden afgerond zijn voor het kwartaal, de facturen verstuurd zijn én voldaan zijn, gaat de tracker naar het archief en start ik een nieuwe. Dit doe ik om te voorkomen dat een tabel te lang wordt en de pagina onoverzichtelijk wordt.

Ik leg je per onderdeel uit hoe je hiermee aan de slag kunt gaan.

Betalingen tracken

Zoals ik aangaf, bevat mijn gratis Notion template drie verschillende typen trackers om betalingen bij te houden. Welke tracker je voor een bedrijf gebruikt, hangt af van je afspraken: een tarief per uur, een vast bedrag voor een taak of een tarief per woord (vooral in het geval van tekstschrijvers zoals ik of vertalers).

• Vast tarief per woord: tracker nummer één is geschikt voor mensen die betaald krijgen per woord, bijvoorbeeld tekstschrijvers of vertalers. Je begint met de basisinformatie over de klus: in de eerste kolom het onderwerp of opdrachtnummer, in de tweede kolom de datum waarop je de klus voltooide en in de derde kolom het factuurnummer. Daarna vul je het totaal aantal woorden in en het afgesproken tarief per woord, waarmee je het bedrag voor de kolom daarna kunt berekenen.
• Vast tarief per taak: tracker nummer twee is geschikt voor mensen die per taak (of tekst) betaald krijgen. Je vult wederom de basisinformatie in: het onderwerp of opdrachtnummer, de datum van voltooiing en het factuurnummer. Daarna vul je simpelweg het afgesproken bedrag voor de taak in.
• Vast tarief per uur: tracker nummer drie is geschikt voor mensen die een vast tarief per uur betaald krijgen. Ook hier vul je de taak, datum en het factuurnummer in. Daarna volgt het aantal uur dat je aan de taak (bijvoorbeeld: ‘schrijven van e-boek’) hebt besteed (bijvoorbeeld: 10 uur). Daarna volgt het tarief per uur, waardoor je gemakkelijk het in rekening te brengen bedrag berekent.

Alle trackers eindigen met twee checkboxen:

• Gefactureerd: aan het eind van de maand zie je precies welke opdrachten/taken je voor een specifiek bedrijf heb gedaan en stel je een factuur op. Je vinkt de taken af (door op de checkbox te klikken) zodra de factuur de deur uit is ☑️.
• Betaald: is de betaling ook binnen? Dan vink je ook dat af ☑️. Zo heb je altijd een overzicht over welke facturen wel en niet voldaan zijn én weet je of het nodig is om een herinnering te versturen.

Ik raad je aan om één tracker per bedrijf te gebruiken: zo heb je een duidelijk overzicht wat je per bedrijf op een factuur moet zetten. Daarnaast is dit handig als het tarief per bedrijf verschilt (per woord, per uur of per taak). Afhankelijk van hoeveel je in de tabel zet in een bepaalde periode, begin je iedere maand, ieder kwartaal of ieder jaar een nieuwe tracker voor een bedrijf. De ‘oude’ mag dan het archief in (makkelijk te verslepen in Notion).

Inkomstenoverzicht per jaar in Notion

Mijn inkomstenoverzicht per jaar is makkelijk in te vullen. Iedere kolom staat voor een maand en onderaan wordt automatisch het netto inkomen berekent.

• Inkomsten: hier vul je per bedrijf in wat je verdiende. Als je voor vaste bedrijven werkt, vul je de naam van het bedrijf in en dan per maand je inkomsten. Voor losse, eenmalige klussen is ook een kolom, als dat op jou van toepassing is. Je kunt eenvoudig rijen invoegen als je voor meer bedrijven werkt of rijen verwijderen als het er minder zijn.
• Uitgaven: hier vul je de kosten van het freelancebestaan in, bijvoorbeeld wat je maandelijks kwijt bent aan je boekhouder, verzekeringen of wat je aan belasting moet betalen over de ingevulde inkomsten. Let op: schrijf de bedragen in deze kolom met een minteken (-) ervoor. Dan worden ze afgetrokken van de inkomsten en klopt de som onderaan de kolom. Ook hier voeg je makkelijk rijen toe, pas je de naam van een rij aan of verwijder je rijen.

En dat is (in grote lijnen) hoe ik mijn freelance klussen bijhoudt, mijn factuurinformatie verzamel en betalingen track. Ik vind het fijn om een duidelijk overzicht te hebben en vul altijd direct na het insturen van een tekst/het voltooien van een taak de informatie in Notion in, zodat ik overzicht houd.

Vond je het leuk om te zien hoe ik mijn freelance administratie bijhoud en om de gratis Notion template: freelance administratie/betalingen tracker te downloaden? Klik dan op het hartje hieronder ♥️. Een reactie achterlaten is natuurlijk ook lief.

 

Andere gratis Notion templates die ik maakte:

• Notion template voor een kalender/agenda voor 2023 (doelen inplannen, maandagenda’s en weekoverzichten)
• Notion budget tracker template voor persoonlijke financiën (inkomsten en uitgaven per maand bijhouden)